Surveillez les activités quotidiennes de vos employés grâce à des logiciels intelligents
Dans les entreprises, la plupart des décisions de gestion sont influencées par la rareté des ressources. Deux des ressources les plus essentielles parmi ces rares ressources sont le temps et l’argent. Cependant, si l’argent perdu ou gaspillé peut être récupéré, il n’en va pas de même pour le temps. Une fois que le temps est perdu, il l’est pour toujours. C’est pourquoi la gestion du temps est un aspect crucial de la productivité dans les entreprises.
Un journal d’activité quotidien est un rapport quotidien sur la façon dont un employé passe son temps. Il indique ce qui, où et comment le temps est passé. Tout comme pour l’argent, si le temps ne semble jamais être suffisant, vous devez trouver la source du gaspillage.
Pour tenir un journal quotidien précis et exact, vous devez enregistrer rapidement leurs activités dès qu’elles se produisent. Si vous attendez la fin de la journée de travail pour enregistrer, vous manquerez certainement certains détails essentiels.
Aussi, n’oubliez pas que l’objectif d’un journal d’activité est d’améliorer la productivité. Vous devez donc également enregistrer les temps d’inactivité et d’improductivité. Chaque employé doit comptabiliser le temps passé au travail et le temps consacré à d’autres activités, à condition que ce temps soit compris dans les heures de travail convenues.
Pour une évaluation approfondie, conservez les journaux d’activité quotidiens pendant une semaine. Cela vous permettra de découvrir des tendances improductives chez certains employés. Si un membre de l’équipe a une journée improductive, comment saurez-vous s’il s’agit d’une tendance ou s’il s’agit d’un événement ponctuel ? Conserver les journaux pendant au moins une semaine vous donne la réponse dont vous avez besoin. De plus, ce rapport visible sera une référence et une preuve lorsque vous devrez prendre d’autres mesures.
Monitask vous donne un journal d’activité quotidien détaillé qui est facilement accessible à tout moment. Il enregistre les journaux d’activité de tous les membres de l’équipe sans prendre une partie de leur temps de travail.
Pour apporter des changements positifs massifs à notre vie, nous ajustons nos habitudes quotidiennes. Il en va de même pour la productivité du travail. Si vous voulez voir une amélioration massive de la production de votre équipe, vous devez veiller à améliorer quotidiennement le processus de travail.
Cela dit, vous devez également savoir qu’il ne suffit pas de tenir un journal d’activité quotidien. Ces rapports sont essentiellement des données, donc ce qui importe le plus n’est pas la collecte, mais ce que vous en faites éventuellement. Vous devez analyser les journaux d’activité pour déterminer comment vous pouvez améliorer votre équipe.
Un journal d’activité quotidien de qualité devrait vous indiquer les périodes les plus productives de la journée pour chaque employé. Habituellement, dans les périodes de forte production d’un employé, celui-ci accomplit les tâches plus rapidement et a généralement plus d’activité professionnelle.
Tandis que certains employés sont plus actifs le matin, d’autres exercent plus d’énergie vers la fin du travail. Lorsque vous savez comment chaque membre de l’équipe travaille, vous pouvez lui attribuer des tâches en fonction de ces informations. Cela signifie que vous leur donnez les tâches les plus importantes pendant les périodes où ils font leur meilleur travail.
Le système de surveillance des employés de Monitask vous indique clairement le niveau d’activité de chaque employé à tout moment de la journée, en vous donnant suffisamment d’informations pour utiliser au mieux ses capacités.
Monitask vous donne le processus d’enregistrement des activités quotidiennes le plus efficace et le plus performant. Voici les fonctionnalités de premier ordre que Monitask utilise pour stimuler la productivité de votre équipe:
L’utilisation de tableurs ou de toute autre méthode manuelle d’enregistrement des activités peut faire perdre du temps. Ironiquement, vous finirez par perdre du temps en essayant de gagner du temps. ; les applications automatisées de suivi du temps de Monitask facilitent l’ensemble du processus de journalisation des activités.
Il supprime la rigueur des entrées manuelles et l’imprécision de l’erreur humaine, vous donnant des mesures précises. En outre, vous pouvez facilement accéder au rapport hebdomadaire de chaque employé.
Comment pouvez-vous être sûr que tous les membres de l’équipe utilisent leur temps enregistré de manière productive ? Monitask a la réponse. La surveillance d’Internet et des applications vous donne un rapport de tous les sites Web et applications utilisés par chaque employé, et du temps qu’il a passé sur chaque site Web ou application.
Avec cette fonction, il est facile de savoir combien de temps est consacré aux distractions et d’agir en conséquence.
Que se passe-t-il si un employé se déconnecte momentanément ?
Avec Monitask, ce n’est pas un problème. Le suivi du temps se poursuit même lorsque l’employé est hors ligne. Dès qu’une connexion Internet est rétablie, toutes les données horaires actuelles sont téléchargées. C’est particulièrement utile si des membres de votre équipe travaillent dans des zones où les connexions Internet sont lentes ou peu fiables.
L’utilisation du journal des activités présente un certain nombre d’avantages pour vous et votre équipe. Voici quelques avantages de l’utilisation d’un journal d’activité quotidien.
L’objectif de toute entreprise est de faire plus de profits tout en utilisant moins de ressources. L’une de ces ressources est le temps. Les données qui vous montrent comment vous passez votre temps sont presque aussi importantes que les informations sur la façon dont vous dépensez votre argent.
Un journal d’activité vous donne toutes les informations nécessaires concernant le temps en tant que ressource dans votre entreprise. L’analyse de ces informations et la prise de mesures permettront d’accroître la productivité des employés et, au bout du compte, d’améliorer les performances de l’entreprise.
Répondre à l’improductivité des salariés est une entreprise difficile. Il y a tant de zones d’ombre qu’il peut être difficile de prouver quoi que ce soit au-delà du doute raisonnable. Cependant, avec un journal d’activité détaillé, la situation est très claire. Les rapports apportent objectivité et précision à la mesure de la productivité. Avec une définition aussi précise, il devient instantanément clair pour toutes les parties que quelqu’un est en défaut.
Étape 2
Cliquez sur "Invitez votre équipe" dans le tableau de bord et ajoutez les adresses électroniques des membres de votre équipe. Vous pouvez ajouter un nombre illimité d'employés à votre compte.
Étape 3
Les membres de votre équipe devront télécharger l'application de suivi du temps et commencer à l'utiliser pour suivre le temps passé sur les postes de travail. Les propriétaires, administrateurs et directeurs d'entreprises n'ont pas besoin d'installer Monitask, car les données sont accessibles via le tableau de bord en temps réel basé sur le web.
Étape 4
Les fonctions de gestion de projet vous permettent d'assigner des projets aux membres de l'équipe et de passer en revue les heures de travail associées à chaque projet et à chaque tâche.
Étape 5
Utilisez le tableau de bord en temps réel pour examiner les employés en ligne, leurs entrées de temps, les captures d'écran, les niveaux d'activité et l'utilisation d'Internet.
Étape 6
Monitask analyse le temps et les données dans toute votre entreprise. Après plusieurs semaines d'utilisation du logiciel, il génère des rapports complets afin que vous puissiez analyser et identifier les goulets d'étranglement, la productivité et les processus.
