16 советов, как правильно выбрать систему мониторинга и учета рабочего времени

Мечта большинства руководителей – трудолюбивые сотрудники, которые каждую минуту рабочего времени усердно выполняют свои обязанности или думают, как им повысить личную эффективность. К сожалению, эта идеальная картина далека от реальности.

По данным опроса портала Зарплата.ру, примерно 48% сотрудников российских компаний занимаются решением личных вопросов на работе. Интересно, что женщины отвлекаются в два раза чаще мужчин – 63% против 37% соответственно. Почти треть опрошенных поделились, что занимаются своими делами 35-60 минут.

В ходе исследования специалисты HeadHunter выяснили, какие 5 факторов чаще всего «ставят на стоп» рабочие процессы:

• 27% – чтение новостной ленты;
• 19% – общение в мессенджерах;
• 16% – скроллинг социальных сетей;
• 10% – чтение личной почты;
• 10% – изучение сайтов по поиску работы.

Кроме очевидных «капканов времени», работники могут отвлекаться от личных обязанностей из-за внешних факторов:

• Частые совещания и планёрки;
• Общение с «сверх коммуникабельными» коллегами;
• Срочные незапланированные задачи от руководителя;
• Доделывание чужой работы или внесение правок в некачественный проект;
• Поиск информации или ответственного по задаче.

Чтобы вовремя заметить и решить проблему низкой эффективности сотрудников, существуют системы учёта и контроля рабочего времени. В статье разберёмся, что из себя представляет софт для мониторинга работы сотрудников, как выбрать лучшую программу и подготовить коллектив к нововведениям без лишнего стресса и негатива.

Что такое система учёта и контроля рабочего времени?

Система учёта и контроля рабочего времени (СУРВ) – это программа, которая отслеживает действия сотрудников, фиксирует их рабочую активность, перерывы на личные дела, моменты прокрастинации. Раньше некоторые компании ставили камеры в офисах, чтобы «держать руку на пульсе». Сегодня с этой задачей более эффективно и экологично справляются технологичные сервисы с разнообразной функциональностью.

До недавнего времени для контроля сотрудников компании традиционно использовали видеонаблюдение и системы управления доступом: турникеты на входе, различные сканеры и CRM. Все эти способы позволяют зафиксировать факт нахождения сотрудника на рабочем месте, но чем он занимается в рабочее время – открытый вопрос. К тому же, наиболее популярный формат удалённой работы контролировать старыми методами не получается.

Системы учёта рабочего времени – это специальное программное обеспечение, которое устанавливается на любой гаджет: компьютер, планшет, ноутбук или смартфон. Он не просто фиксирует время начала и окончания рабочего дня, но и позволяет увидеть, что именно делает человек в рабочее время.

3 основные задачи систем учёта и контроля рабочего времени:

1. Подробный анализ пользовательского поведения: сколько времени человек проводит за работой, на что отвлекается, почему не успевает выполнять поставленные задачи в срок, насколько перерабатывает. П позволяет не только вычислить прокрастинаторов, но и увидеть, что тот или иной сотрудник перегружен.

2. Обеспечение безопасности бизнеса: современные СУРВ фиксируют все активности пользователей, включая отправку данных с компьютера, скачивание конфиденциальных файлов, посещение запрещённых сайтов.
3. Решение спорных моментов: система контроля рабочего времени может вести онлайн-мониторинг компьютера, фиксируя визуальные доказательства нарушений. Например, делает скриншоты в разное время работы сотрудника. Если у руководителя возникают претензии, он может подкрепить их фактами из программы, что снижает вероятность конфликтов с подчинёнными.

Система мониторинга продуктивности сотрудников позволит выстроить управление командой рационально и понятно. Например, в Monitask предусмотрена максимальная прозрачность процесса для коллектива и руководителей, есть встроенный планировщик задач и удобная отчётность. Эти инструменты помогают повышать эффективность команды и экологично взаимодействовать с коллегами.

5 веских причин внедрить учёт рабочего времени сотрудников

Около 23% работодателей используют технические средства контроля за сотрудниками, по информации сервиса HeadHunter. Для сравнения, в США уже более 80% крупных компаний применяют системы мониторинга рабочего времени, согласно данным American Management Association.

Если вы задумываетесь, нужна ли вашему бизнесу система учёта и контроля рабочего времени сотрудников, мы собрали несколько фактов в её пользу:

1. Соблюдение дедлайнов

Неэффективная работа сотрудников часто приводит к ситуациям, когда компания не успевает выполнить свои обязательства в срок. Если затягивается решение краткосрочных задач, клиенты уходят, в коллективе нарастает раздражение. В перспективе прокрастинация сотрудников приводит к срыву серьёзных целей и деградации кадрового потенциала в целом. Например, американские предприниматели теряют 450-500 миллиардов долларов в год из-за низкой вовлечённости персонала.

Система учёта рабочего времени позволит отслеживать, что и насколько отвлекает сотрудников. Руководители видят развёрнутые отчёты по всем рабочим процессам в одной программе, а значит могут вовремя уволить нерадивого коллегу или решить проблему «здесь и сейчас». В результате дедлайны начнут соблюдаться, и дисциплина в команде улучшится.

2. Достижение необходимых KPI

Люди склонны отвлекаться от работы, особенно если знают, что их никто не контролирует. Если руководитель спросит, почему решение задачи затягивается, всегда можно что-то придумать в своё оправдание и доделать дела позже.

Когда в компании есть система учёта рабочего времени, которая понятна руководителям и сотрудникам, продуктивность может увеличиваться в несколько раз. Даже простое осознание, что за твоей работой наблюдают, повышает уровень дисциплины и мотивацию не отвлекаться на личные дела.

3. Прозрачность рабочих процессов

С помощью мониторинга рабочего времени, вы получите полную картину по всем процессам: увидите, кто отлынивает от задач, а кто, напротив, максимально загружен работой. Вам будет проще распределять дела, устанавливать адекватные сроки, общаться с коллективом и отслеживать продуктивность.

Для команды система учёта рабочего времени также принесёт полезный эффект – станет меньше раздражения из-за того, что приходится выполнять чужую работу, будет проще найти ответственного или спланировать загрузку, заглянув в планировщик задач.

Понятные правила и санкции всегда структурируют работу, снижают напряжённость и вызывают больше уважения к руководству.

4. Работа с мотивацией

Не всегда прокрастинация – это осознанный выбор человека. Зачастую люди, которые много отвлекаются от работы, находятся в стадии выгорания, испытывают трудности с поиском информации или чрезмерно загружены личной актуальной проблемой.

Если руководители видят снижение мотивации, они смогут оперативно проработать любые сложные моменты. Это позволит сохранить ценных сотрудников, проявить заинтересованность и повысить их лояльность к компании.

5.   Защита информации

Современные системы мониторинга рабочего времени – это не просто тайм-трекеры, но и настоящие защитники вашего бизнеса. Например, сотрудник может копировать рабочие файлы, сливать информацию конкурентам или продавать базы данных.

Monitask делает скриншоты рабочего стола, по которым вы сможете отследить и предотвратить возможные утечки информации.

На что обратить внимание при выборе системы мониторинга рабочего времени?

Чтобы не ошибиться с выбором системы учёта и контроля рабочего времени, важно сформулировать ваши требования к программе. Например, хотите ли вы видеть подробную аналитику по поисковым запросам и открытым сайтам, или же вам будет достаточно фиксации начала и рабочего дня?

10 ценных функций системы мониторинга рабочего времени на примере функциональности Monitask:

1. Отслеживание рабочего времени. Основная функция, которая фиксирует, что сотрудник начал и завершил рабочий день, сделал перерыв или отошёл по личным делам. Вам не придётся вручную заполнять табели и подсчитывать отработанные часы.
2. Кросс платформенность. Допустим, вам нужно отслеживать рабочий день SMM-менеджера, который работает в ноутбуке и на смартфоне. Для этого у программы должны быть десктопная и мобильная версии.
3. Наблюдение в режиме реального времени. С помощью инструментальных панелей вы можете видеть, чем занимаются ваши сотрудники в данный момент.
4. Функция «Скриншот». В заданное время программа снимает скриншот рабочего стола. Полезная фича для анализа работы и защиты данных компании от передачи сторонним лицам.
5. Контроль производительности. Софт отслеживает анализирует уровень активности сотрудников. Вы сможете увидеть, кто из команды показывает низкую производительность и тянет проект вниз.

6. Анализ интернет активностей. Программа покажет, какие сайты и приложения пользователи посещают чаще всего. Проанализировав данные, вы сможете сократить время, которое сотрудники проводят на нежелательных сервисах.
7. Учёт использованных программ. Поможет отследить, тратят ли коллеги рабочее время на соцсети, игры и другие приложения.
8. Понятный интерфейс. Руководителям и сотрудникам должно быть просто разобраться в программе. Софт, который нужно долго осваивать, раздражает и кажется скорее усложнением рабочего процесса, нежели полезным нововведением для команды.
9. Управление проектами. Monitask – это также удобный планировщик задач, который позволяет вести учёт всех проектов в одной программе. Сотрудники будут пользоваться программой постоянно, поэтому быстрее примут её полезность для работы.
10. Система отчётности. Благодаря подробным отчётам вы сможете создавать сбалансированные модели рабочего времени, проводить мониторинг производительности, вовремя повышать или увольнять сотрудников, основываясь на выполнении KPI и так далее.

6 советов, как подготовить сотрудников к введению контроля рабочего времени

Любые нововведения вызывают вопросы и тревогу со стороны коллектива. Чтобы правильно провести внедрение системы учёта и контроля рабочего времени и избежать негатива, подготовьте команду.

1. Открыто поговорите с коллегами

Новое – это всегда непонятное, а значит страшное. К тому же, зачастую сотрудники думают, что работодатель проводит изменения для своей выгоды, а на коллектив ему всё равно.

Обязательно честно поговорите с командой. Расскажите зачем и почему вы вводите СУРВ, как работает программа, какие преимущества она привнесёт в рабочие процессы для каждого сотрудника.

2. Избегайте негатив

Не начинайте разговор с запугивания, санкций и штрафов. Лучше расскажите про полезность софта в личном тайм-менеджменте, грамотном распределении нагрузки между коллегами, подсчёте личной эффективности для премирования или повышения лучших работников.

3. Давайте пояснения

Если у сотрудников возникают дополнительные вопросы, ответьте на них. Они имеют полное право знать всё, что касается их работы.

4. Расскажите про защиту личных данных

Изначально СУРВ может ассоциироваться со слежкой. На самом деле это не так. В Monitask нет шпионажа – инструмент мониторинга экрана позволит вам получить прозрачную информацию о том, над чем на самом деле сейчас работают ваши сотрудники и фрилансеры. Сотрудники также будут видеть, что программа запущена только в рабочее время.

5. Подготовьте юридические документы

Проработайте и подпишите с сотрудниками необходимые договоры, соглашения, инструкции и приказы. Все аспекты работы должны быть зафиксированы в письменной форме, чтобы избежать любых проблем и претензий в будущем.

6. Не делайте резких движений

Первые пару недель после внедрения новой системы просто собирайте информацию и наблюдайте. Ваши сотрудники должны привыкнуть и понять, что софт не несёт угрозы. Также вы можете добавить элемент игры – мотивировать людей улучшать личную эффективность, проводить самомониторинг, сверяясь с программой. Например, кому-то СУРВ может помочь избавиться от интернет-зависимости и показать, какое количество времени человек проводит в соцсетях.

Вместо заключения

Системы мониторинга рабочего времени – не просто тренд, а устоявшийся «золотой стандарт» профессионального руководства командой. Программа не только выведет эффективность бизнеса на более высокий уровень, но и поможет улучшить климат в коллективе.

Если вы давно задумываетесь, как повысить производительность сотрудников, и выбираете высокотехнологичный сервис с широкой функциональностью – Monitask станет отличным решением и для небольшого стартапа, и для крупной компании со сложной кадровой структурой.