Методы контроля использования рабочего времени

Мария Линева Автор Monitask

Примерно 80% россиян время от времени нарушают трудовой распорядок – опаздывают к началу рабочего дня, часто прерываются на общение с коллегами и серфинг по социальным сетям, задерживаются с обеда или отпрашиваются по личным делам. 

Конечно, в небольших компаниях следить за соблюдением трудовой дисциплины проще, чем в коллективе из 100 сотрудников. Но ручной учет рабочего времени – непродуктивный подход и лишняя нагрузка на ответственных сотрудников: HR, руководителей отделов, менеджеров.

В статье разбираемся, что такое рабочее время, имеет ли право работодатель контролировать работу сотрудников и почему автоматизированные программы для мониторинга и учета рабочего времени – лучшее решение для оптимизации бизнес-процессов и улучшения вовлеченности в работу.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Рабочее время – это период времени, в течение которого работник обязан выполнять свои трудовые обязанности, а работодатель должен обеспечить работника рабочими задачами и выплачивать заработную плату. 

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, рабочее время не может превышать 40 часов в неделю. Однако, для отдельных категорий работников (например, для работников, занятых на тяжелых работах или работах с вредными условиями труда) установлены сокращенные продолжительности рабочего времени. Нормы рабочего времени также могут быть снижены в случае выполнения работ в ночное время, выходные и праздничные дни, для которых определена дополнительная оплата труда.

Вопросы рабочего времени и отдыха сотрудников регулирует статья 91 Трудового кодекса РФ. А статьи 92-96 ТК РФ устанавливают порядок оплаты труда за работу в сверхурочное время, ночное время, выходные и праздничные дни.

Понятие режима рабочего времени

Концепция режима рабочего времени – один из ключевых аспектов регулирования трудовых отношений в Российской Федерации. Это понятие описывает правила и условия, которые определяют время, которое работник должен проводить на работе, а также время, в которое он может отдыхать.

Если сотрудник выполняет рабочие задачи вне своего рабочего времени сверх нормальной продолжительности трудового дня, это называется сверхурочной работой. В таком случае работник имеет право на дополнительную оплату в размере не менее чем 1,5 ставки за один час работы.

Трудовой кодекс Российской Федерации также устанавливает правила работы в ночное время, выходные и праздничные дни. Например, ночное время начинается не ранее чем в 22 часа и заканчивается не позднее чем в 6 часов утра. А работа в праздничные дни должна оплачиваться в двукратном размере.

От режима рабочего времени зависят следующие аспекты:

• Продолжительность рабочего дня (нормированный, ненормированный, сменный)
• Длительность трудовой недели в часах
• Время начала и окончания рабочего дня
• Количество и продолжительность перерывов
• Возможность сверхурочной работы
• Порядок чередования рабочих дней и выходных

Зачем отслеживать режим рабочего времени

Для того, чтобы обеспечить оптимальный рабочий процесс, повысить эффективность труда и соблюдать сроки выполнения задач, необходимо осуществлять четкое планирование и контроль использования рабочего времени. Организация рабочего времени необходима как руководителю, так и подчиненным, чтобы поддерживать рабочую дисциплину в коллективе и назначать справедливую оплату труда.

Однако, руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников, не всегда могут лично контролировать каждого подчиненного. HR-менеджеры и руководители проектов загружены своими задачами. В таком случае учет рабочего времени и мониторинг сотрудников можно автоматизировать с помощью специальных систем контроля.

5 причин контролировать рабочее время сотрудников:

• Фиксировать время начала и завершения рабочего дня, чтобы выявить систематически опаздывающих сотрудников или тех, кто регулярно задерживается на работе.
• Контролировать время, которое сотрудники тратят на обеденный перерыв, общение с коллегами, перекуры и так далее.
• Определять, кто из сотрудников берет на себя повышенную нагрузку, а кто прокрастинирует и работает не эффективно.
• Понимать, на какие посторонние дела и ресурсы сотрудники тратят рабочее время.
• Оптимизировать рабочие процессы и помочь коллегам вести более эффективный тайм-менеджмент.

В первую очередь, мониторинг рабочего времени сотрудников необходим работодателям. Они смогут получать подробные отчеты и оплачивать только фактически отработанное время, а не перекуры, просмотры сериалов и переписки в мессенджерах. 

Но и для сотрудников такой подход может быть полезным. Например, они смогут отслеживать, на какие посторонние дела уходит их рабочее время, а значит более рационально планировать трудовой день.

О видах учета времени работы сотрудников

Рабочее время при разных режимах труда фиксируется по-разному. В Российской Федерации применяются три вида учета работы сотрудников: поденный, недельный и суммированный. Помимо самого рабочего времени учитываются длительность отпусков, больничных, отсутствий. 

Для учета рабочего времени используется ежегодный производственный календарь. В нем отмечены все даты государственных и профессиональных праздников, сокращенных предпраздничных дней и выходных. В нём же содержится информация о количестве рабочих часов каждого месяца и квартала, нормы рабочего времени для полной и сокращенной трудовой недели.

Поденный учет рабочего времени

Применяется в компаниях, которые работают по ненормированному режиму пяти– и шестидневной рабочей недели.

Фиксируются:

• Время начала и завершения работы
• Количество отработанных часов в день
• Перерывы и их продолжительность
• Часы, отработанные сверхурочно

Также поденный учет обязаны вести работодатели, которые принимают на работу подростков, сотрудников с ограниченной трудоспособностью и беременных женщин.

Недельный учет рабочего времени

Применяется в компаниях, в которых режим работы ненормированный. Например, в понедельник сотрудники работают больше и решают вопросы, которые требуют длительного рассмотрения. А в пятницу заканчивают работать раньше.

Рабочее время при такой системе учета фиксируется посуточно, а суммарное количество рабочих часов подсчитывается за неделю. Параллельно учитываются часы сверхурочной работы. 

Такой виде учета рабочего времени может использоваться в ситуациях, когда сотрудник договаривается с руководителем из-за семейных или личных ситуаций. Например, ему нужно отводить в школу маленьких детей или временно отпрашиваться в рабочее время, чтобы посетить врача.

Суммированный учет

Такой вид учета рабочего времени применяют в случаях, когда невозможно установить норму ежедневных рабочих часов (свободный график) или продолжительность трудовой недели зависит от конкретных рабочих задач. Или же для сотрудников, которые работают вахтовым методом или по сменному режиму работы.

Вид выбранной системы учета рабочего времени фиксируется в трудовом договоре между сотрудником и работодателем. В нем прописывают не только условия, но и длительность учетного периода, общую норму рабочих часов, наличие выходных дней.

Что говорит закон об отслеживании рабочего времени сотрудников

Контроль за рабочим временем регулируется Трудовым кодексом РФ. В соответствии с ним, работодатель имеет право знать, чем занимаются его сотрудники в рабочее время и насколько эффективно они выполняют свои трудовые обязанности.

Согласно статье 22 Трудового кодекса РФ, работодатель может использовать различные способы и методы контроля рабочего времени, включая системы учета рабочего времени. Рабочее время сотрудника не является личным, оно принадлежит работодателю.

Работодатель может установить на корпоративные ПК приложения и сервисы для автоматизированного учета рабочего времени, чтобы оценивать и анализировать работу сотрудников. Кроме того, он может использовать кейлоггеры для оценки трудовой деятельности сотрудников. При этом необходимо соблюдать законодательные нормы и уважать личное пространство сотрудников.

Способы контроля рабочего времени

Видеонаблюдение

В офисе устанавливаются камеры, которые фиксируют, чем занимаются сотрудники во время рабочего времени. Часто такие системы используют на производствах и в магазинах. Важно предупредить сотрудников о том, что вы планируете вести за ними видеонаблюдение.

Аудиоконтроль

Такой способ подходит для контроля работы банковских служащих, менеджеров, операторов технической поддержки. Специальные системы записывают разговоры по телефону, тем самым работодатель может оценивать качество диалога с клиентами компании.

Отчеты о проделанной работе

Один из самых привычных методов мониторинга работы сотрудников – отчетность. В зависимости от правил компании, сотрудники могут подавать такие отчеты каждый день, неделю или месяц. В данном случае оценка не всегда будет объективной. Сотрудники могут приписывать себе лишние задачи, указывать неверные сроки и так далее. 

Система контроля доступа

Система контроля и управления доступом (СКУД) фиксирует время начала и завершения рабочего дня. Это может быть программное обеспечение на компьютере или турникеты на входе в офис. Проблема такого решения – однобокий учет, который не раскрывает, чем именно занимаются сотрудники во время рабочего дня.

Мониторинг передвижений

Для мониторинга передвижений используются системы с магнитными картами. Если сотрудник выходит из офиса на перекур, он должен приложить карту к сканеру и система передаст эти данные работодателю.

Сбор данных о работе с помощью специализированных сервисов

Программы и сервисы для учета рабочего времени

Мы составили рейтинг лучшего ПО для мониторинга эффективности сотрудников, опираясь на который вы сможете сделать правильный выбор именно для вашего бизнеса. В зависимости от функционала системы помогают решать разные задачи: от выявления триггеров прокрастинации сотрудников до управления удаленной командой.

1. Monitask

Самая прозрачная система учета рабочего времени, которая позволяет контролировать работу сотрудников без «шпионажа». С помощью ПО, вы можете делать скриншоты с экрана пользователя, видеть процессы на конкретном компьютере в режиме реального времени, а также создавать команды, ставить задачи и пользоваться системой для планирования нагрузки.

Преимущества:

• Подробный мониторинг рабочего времени – система делает скриншоты, работает в качестве тайм-трекера, ведет журнал ежедневной деятельности с полной отчетностью
• Элементы CRM-системы, которые позволяют создавать команды и распределять задачи между сотрудниками
• Широкие возможности для формирования отчетности и сбора аналитики
• 100% безопасность: отсутствует запись нажатия клавиш, конфиденциальных данных
• Полная прозрачность: сотрудник сам запускает программу в рабочее время
• Минимизация расходов благодаря полноте данных и возможности оптимизировать процессы в кратчайшие сроки
• Бесплатный пробный период
• Несколько тарифов с выгодными условиями

 Недостатки:

• Не учитывается офлайн активность
• Отсутствует возможность выгрузки данных в pdf и excel

Стоимость за 1 сотрудника: от 499 рублей в месяц

2. Инсайдер

Программа позволяет комплексно оценить эффективность сотрудников. Показывает, какими сервисами пользуются юзеры, на каких сайтах проводят больше времени, о чём общаются в мессенджерах и чатах.

Преимущества:

• Отчёты по времени, продуктивности и приложениям
• Возможность делать скриншоты экрана
• Доступная стоимость
• Наличие мобильной версии
• Бесплатный пробный период

Недостатки:

• Отсутствие кейлоггера в некоторых тарифах
• Нет возможности выгрузки данных в pdf и excel
• Система не составляет табель
• Отсутствие мониторинга окон

Стоимость за 1 сотрудника: от 79 рублей в месяц

3. Time Doctor

Одна из самых популярных программ для учёта рабочего времени в мире, которая не только следит, но и анализирует поведение сотрудников. Больше подойдёт для небольших команд.

Преимущества:

• Интеграция с Trello, Slack, GitHub
• Делает скриншоты экрана
• Анализирует трудозатраты на решение конкретных задач
• Составляет табель рабочего времени
• Бесплатный пробный период

Недостатки:

• Нет оценки продуктивности
• Отсутствует учёт офлайн активности
• Не доступен экспорт данных в excel и pdf
• Не фиксируется личное время

Стоимость за 1 сотрудника: от 75 рублей в месяц

4. DeskTime

ПО адаптировано под десктопную и мобильную версии. Позволяет вести учёт рабочего времени, отслеживать показатели эффективности и прогресс по конкретным проектам, а также формировать подробные отчеты и собирать развернутую статистику. Отлично подходит для управления удаленной командой.

Преимущества:

• Доступен расчет зарплаты и премий
• Интегрирован pomodoro-трекер
• Управление гибридным офисом: можно отследить кто, где и когда работает

Недостатки:

• Нет русскоязычной версии
• Высокая стоимость
• Не доступен экспорт данных в excel и pdf

Стоимость за 1 сотрудника: от 500 рублей в месяц

5. CrocoTime

Основное отличие отечественной программы – возможность интеграции с календарями, IP-телефонией, POS-терминалами, а также записывать звонки и встречи в отчёт по рабочему времени.

Преимущества:

• Возможности для более детального учёта
• Бесплатный пробный период
• Простой интерфейс

Недостатки:

• ПО не считывает движения курсора по экрану, поэтому после 5 минут использования считает, что сотрудник отошел от компьютера
• Отсутствует кейлоггер
• Не снимает скриншоты

Стоимость за 1 сотрудника: от 290 рублей в месяц

6. Hubstaff

Одна из самых используемых систем для контроля рабочего времени, больше ориентированная под тайм-трекер. Позволяет отслеживать действия всех пользователей: от офисных сотрудников до фрилансеров.

Преимущества:

• Подходит для контроля фрилансеров и сотрудников, чья работа связана с поездками
• Обширный функционал по отчётности
• Есть интеграция с популярными программами для планирования: Trello, Slack и другие

Недостатки:

• Нет записи экрана и возможности делать скриншоты
• Сложное обучение и интерфейс для новичков
• Нет русскоязычной версии

Стоимость за 1 сотрудника: от 350 рублей в месяц

7. Bitcop

Российская система, которая ещё находится на стадии перехода от тайм-трекера к функциональной СУРВ. Подходит для малого бизнеса и компаний с небольшим бюджетом, которым не требуется множество возможностей.

Преимущества:

• Низкая стоимость
• Подходит для государственных и бюджетных организаций
• Стандартный набор базовых функций
• Бесплатный пробный период

Недостатки:

• Отсутствует визуальный контроль за сотрудниками
• Ограниченный набор отчётов
• Интеграция с Microsoft Office

Стоимость за 1 сотрудника: от 109 рублей в месяц

8. Kickidler

ПО позволяет контролировать рабочее время сотрудников и проводить мониторинг их эффективности. Доступен счетчик рабочего времени, видеозапись с монитора, отслеживание нарушений по заданным параметрам.

Преимущества:

• Кейлоггер для фиксации всех нажатий клавиш
• Ведет видеозапись экрана в скрытом режиме
• Доступно удаленное управление компьютером
• Есть бесплатная версия

Недостатки:

• Длительность ознакомительного пробного периода – 7 дней
• Отсутствует резервное копирование данных
• Нет мобильной версии
• Не доступен экспорт данных в excel и pdf

Стоимость за 1 сотрудника: от 110 рублей в месяц

9. ОфисМЕТРИКА

Отечественное ПО, которое позволяет контролировать рабочее время, следить за пользовательскими маршрутами на компьютере и составлять отчетность с наглядными элементами – графиками и диаграммами.

Преимущества:

• Безопасность – данные передаются по локальной сети
• Снимает скриншоты с экрана
• Отчеты формируются в наглядном формате таблиц и диаграмм

Недостатки:

• Отсутствует удалённое управление компьютером
• Высокая стоимость
• Доступна к покупке минимум от трёх устройств

Стоимость за 1 сотрудника: от 905 рублей в месяц

10. Стахановец

Российская система, которая находится на стыке СУРВ и DLP. Подходит для использования в государственных и бюджетных организациях. Помогает вести учет рабочего времени, собирать статистику, оформлять отчетность по продуктивности сотрудников, контролировать операции с файлами.

Преимущества:

• Фиксирует все нажатия клавиш и ведет видеозапись экрана
• Уникальная функция – отслеживание сотрудников в состоянии алкогольного опьянения с помощью нейросети
• Поддерживает распознавание лиц и контроль геолокации

Недостатки:

• Нельзя активировать видеозапись по заданным параметрам
• Видеонаблюдение возможно только за 1 сотрудником в режиме реального времени
• Новая программа, о которой мало отзывов по практическому использованию

Стоимость за 1 сотрудника: от 237 рублей в месяц

В основном на российском рынке представлены стандартные тайм-трекеры с небольшим набором функций для аналитики. Во многих программах задачи не хватает автоматизации для отслеживания эффективности. Такие сервисы немного облегчают управленческие и организационные процессы, но не гарантируют должного уровня безопасности данных.

Хотите выбрать систему для контроля за сотрудниками, которая работает без багов, даёт 100% гарантию защиты информации и помогает улучшить производительность труда? Обратите внимание на ПО с возможностью снимать скриншоты, отслеживать действия пользователей в режиме реального времени и оснащена кейлоггером.

Как выбрать систему контроля рабочего времени ваших сотрудников

Определитесь с функциональностью и задачами, которые вы хотите доверить системе мониторинга. Если вас интересует только учет рабочего времени, подойдет тайм-трекер или СУРВ. В случае, если вы хотите знать, чем именно занимаются сотрудники в рабочее время, на что отвлекаются и на какие порталы заходят – выбирайте систему мониторинга Monitask.

Возможности, которые дает система учета рабочего времени и мониторинга сотрудников:

1. Отслеживание рабочего времени. Основная функция, которая фиксирует, что сотрудник начал и завершил рабочий день, сделал перерыв или отошёл по личным делам. Вам не придётся вручную заполнять табели и подсчитывать отработанные часы.
2. Кросс платформенность. Допустим, вам нужно отслеживать рабочий день SMM-менеджера, который работает в ноутбуке и на смартфоне. Для этого у программы должны быть десктопная и мобильная версии.
3. Наблюдение в режиме реального времени. С помощью инструментальных панелей вы можете видеть, чем занимаются ваши сотрудники в данный момент.
4. Функция «Скриншот». В заданное время программа снимает скриншот рабочего стола. Полезная фича для анализа работы и защиты данных компании от передачи сторонним лицам.
5. Контроль производительности. Софт отслеживает анализирует уровень активности сотрудников. Вы сможете увидеть, кто из команды показывает низкую производительность и тянет проект вниз.
6. Анализ интернет активностей. Программа покажет, какие сайты и приложения пользователи посещают чаще всего. Проанализировав данные, вы сможете сократить время, которое сотрудники проводят на нежелательных сервисах.
7. Учёт использованных программ. Поможет отследить, тратят ли коллеги рабочее время на соцсети, игры и другие приложения.
8. Понятный интерфейс. Руководителям и сотрудникам должно быть просто разобраться в программе. Софт, который нужно долго осваивать, раздражает и кажется скорее усложнением рабочего процесса, нежели полезным нововведением для команды.
9. Управление проектами. Monitask – это также удобный планировщик задач, который позволяет вести учёт всех проектов в одной программе. Сотрудники будут пользоваться программой постоянно, поэтому быстрее примут её полезность для работы.
10. Система отчётности. Благодаря подробным отчётам вы сможете создавать сбалансированные модели рабочего времени, проводить мониторинг производительности, вовремя повышать или увольнять сотрудников, основываясь на выполнении KPI и так далее.

Система учета рабочего времени: за и против

Преимущества системы учета рабочего времени:

1. Обеспечивает точный учет рабочего времени сотрудников, что позволяет контролировать их работу и увеличивать эффективность бизнес-процессов.
2. Позволяет оптимизировать расходы на оплату труда, так как система учета рабочего времени позволяет определять затраты на каждого сотрудника более точно.
3. Упрощает процесс отчетности и сбора аналитики.
4. Помогает вести учет отпусков, больничных и других отсутствий сотрудников.

Минусы системы учета рабочего времени:

1. Некоторым сотрудникам не нравится контроль со стороны работодателя, поэтому внедрение системы учета рабочего времени может отрицательно сказаться на мотивации и производительности. Решение – донести до сотрудников ценность системы.
2. Система мониторинга рабочего времени – это дорого. Она требует значительных финансовых затрат на внедрение и настройку. Но в результате, автоматизация учета рабочего времени приносит бизнесу заметную пользу.
3. В системе могут произойти сбои и ошибки, что приводит к неправильному учету рабочего времени и затрат на оплату труда. Эту проблему с легкостью решает техническая поддержка.

Какие документы нужны для учета?

Для учета рабочего времени в Российской Федерации необходимо иметь следующие документы:

1. Трудовой договор или контракт с сотрудником, в котором должны быть указаны условия оплаты труда и порядок учета рабочего времени.
2. График работы, утвержденный работодателем. В нем содержится информация о начале и окончании рабочего дня, днях отдыха и перерывах на обед.
3. Табель учета рабочего времени, который заполняется ежедневно и содержит информацию о приходе и уходе сотрудника, продолжительности рабочего дня, отпусках, больничных и других отсутствиях.
4. Приказы о приеме на работу, переводах на другую должность, увольнении и других изменениях в трудовом статусе сотрудника.
5. Документы, подтверждающие отработанные часы и начисленную заработную плату: расчетные листки и платежные ведомости.
6. Документы, связанные с отпусками и больничными листами, включая заявления на отпуск и больничный лист, а также медицинские справки.

Все эти документы должны храниться в личных делах сотрудников в бухгалтерии или отделе кадров. Их необходимо предоставлять на проверку налоговым и другим государственным органам при необходимости.

Вместо вывода

Методов учета и контроля рабочего времени сотрудников – множество. Выбрать идеальную систему вам поможет подробный список задач, которые вы хотите решить с ее помощью. 
Конечно, системы мониторинга значительно снижают нагрузку на HR, руководителей и бухгалтеров. В них удобно вести табели, формировать нужную отчетность и отслеживать эффективность сотрудников всего в пару кликов. Никакой бумажной волокиты и ошибок – отличный выбор для тех, кто стремится оптимизировать бизнес-процессы с помощью надежных инструментов автоматизации.

48