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Productividad vs. Eficiencia: ¿Qué es más importante en el lugar de trabajo?

Augusto Diaz

Hoy en día se habla mucho de la productividad frente a la eficiencia en el lugar de trabajo. Mucha gente cree que si pudiéramos hacer más cosas, tendríamos más éxito. 

Sin embargo, esta historia tiene otra cara: la eficacia. Es tan importante ser eficiente como productivo. En esta entrada del blog, exploraremos la diferencia entre productividad y eficiencia y cuál es más importante en el lugar de trabajo.

¿Qué es la productividad?

La productividad es una medida de la cantidad de trabajo realizado en un periodo determinado. La productividad suele medirse por la producción por hora. Las empresas suelen mejorar la productividad cuando los trabajadores pueden centrarse en sus tareas y obtener más resultados en menos tiempo.

La productividad también se utiliza para medir la eficiencia de las operaciones de una empresa. Las empresas pueden aumentar la productividad reduciendo el tiempo dedicado a tareas que producen menos valor para la organización o el cliente.

Los empleados productivos suelen estar más motivados, tienen mayores niveles de creatividad e innovación y producen mejores resultados que los que son poco o nada productivos. La productividad mide tanto la cantidad (producción) como la calidad (en qué medida esa producción cumple los objetivos previstos).

Es importante porque ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos minimizando los costos relacionados con la mano de obra y los recursos. La productividad es el resultado de muchos factores, como la tecnología y las prácticas de gestión.

¿Cómo se mide la productividad?

La forma más sencilla de medir la productividad es dividiendo la producción total (en dólares) entre el total de horas trabajadas.

También puede utilizar esta métrica como tasa por empleado o por unidad producida si su empresa produce bienes en lugar de servicios, como la mayoría de las empresas actuales.

La productividad no tiene una definición absoluta porque varía de un tipo de organización/industria a otro debido a las diferencias en la intensidad de capital y los patrones de composición de la mano de obra entre las distintas empresas. 

Sin embargo, existen algunas generalizaciones que pueden ayudarnos a entender cuán productivos son los trabajadores dentro de aquellas industrias con características similares, independientemente de la industria para la que trabajen.

Los empleados productivos son aquellos que trabajan más, se mantienen centrados en sus tareas y no se distraen con las redes sociales u otras distracciones durante las horas de trabajo. Mide la productividad por el rendimiento por hora.

También puedes utilizar la productividad como herramienta para medir la eficiencia en el lugar de trabajo en comparación con los salarios pagados a los trabajadores.

Datos de productividad

…20 minutos perdidos tras una interrupción, el correo electrónico ha sido una gran distracción.
Universidad de California, Irvine

Las interrupciones del tiempo de trabajo son muy habituales en nuestra vida cotidiana. Según un estudio de investigación de la Universidad de California, Irvine, la persona media experimenta 20 minutos de pérdida tras una interrupción, ¡el correo electrónico ha sido una gran distracción que puede ocupar fácilmente todo el día!.

La productividad es mayor cuando los trabajadores se centran intensamente en sus tareas durante breves periodos de tiempo, seguidos de breves descansos.

Esta investigación apoya la teoría de la productividad por encima de la eficiencia. Definen la productividad como producir más con la misma cantidad de insumos que antes o, inclusive, con menos. Eficiencia es hacer las cosas bien a la primera.

Se trata de hacer las cosas rápidamente sin cometer errores. Aunque la eficiencia es importante en el lugar de trabajo, no debe sustituir a la productividad. Cuando los trabajadores se centran en completar las tareas rápidamente en lugar de realizar un trabajo de calidad, pueden llegar a ser menos productivos.

Para ser eficaces, los empresarios deben buscar un equilibrio entre productividad y eficiencia en su plantilla. La productividad debe ser el centro de atención, mientras que la eficiencia debe desempeñar un papel secundario. De este modo se obtendrán mejores resultados tanto para el empresario como para los empleados.

¿Qué es la eficiencia?

La eficiencia es la capacidad de producir el resultado deseado con la menor cantidad de tiempo y esfuerzo. La productividad consiste en realizar tareas, mientras que la eficiencia consiste en hacer las cosas correctamente.

Por ejemplo, si usted es eficiente, tomará el camino más corto para ir del punto A al punto B. La productividad puede ayudarle a realizar tareas rápidamente, pero no garantiza que las haya completado correctamente.

La eficiencia es importante en el lugar de trabajo porque puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero. Para ser eficiente, debe organizarse y saber lo que hay que hacer. Hay muchas técnicas que pueden ayudar a aumentar la eficiencia, como dividir las tareas en partes más pequeñas, establecer plazos y utilizar listas de comprobación.

¿Cómo aumentar la productividad y la eficiencia en el trabajo?

Hay muchas formas de aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Una de ellas es fijarse objetivos y asegurarse de que se trabaja para conseguirlos. También puedes dividir tu jornada laboral en tareas más pequeñas y planificar cómo las completarás.

Tómate descansos temporales para relajarte y refrescar tu mente, y asegúrate de que estás organizado y tienes todas las herramientas que necesitas para ser productivo.

Aumentar la productividad en la gestión de proyectos (entrega).

La productividad puede mejorarse racionalizando los procesos y eliminando los residuos, mientras que la eficiencia puede impulsarse aplicando las mejores prácticas y utilizando tecnologías eficientes. Es importante señalar que estos dos conceptos no se excluyen mutuamente; de hecho, a menudo van de la mano.

Los jefes de proyecto pueden utilizar los siguientes consejos para aumentar o mejorar la productividad:

  • Evalúe los procesos de trabajo e identifique las áreas que pueden mejorarse.
  • Elimine los residuos siempre que sea posible. Esto puede incluir la reducción o eliminación de pasos innecesarios en un proceso, el uso de los principios LEAN y la optimización de recursos.
  • Aplique las mejores prácticas siempre que sea posible. Por ejemplo, si una organización tiene procedimientos de trabajo estandarizados, todo el mundo sabrá lo que se espera de ellos y las tareas podrán completarse más rápidamente.
  • Utilice tecnología eficiente. Tecnologías como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) pueden ayudar a automatizar tareas y mejorar la eficiencia.

Mejorar la eficiencia en el trabajo.

Aunque es importante ser productivo, es aún más importante ser eficiente. He aquí algunos consejos para ayudar a aumentar la eficiencia en su lugar de trabajo:

1
Crea una rutina y cúmplela. Tener una rutina fija de gestión del tiempo te ayuda a centrarte en tus tareas y elimina las distracciones.
2
Organiza tu espacio de trabajo. Mantener tu espacio de trabajo organizado hace que sea más fácil encontrar lo que necesitas y elimina distracciones.
3
Hacer pausas. Las pausas te ayudan a refrescarte y volver a concentrarte, lo que puede ayudarte a ser más productivo cuando retomes tus tareas.

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¿Cómo medir la eficiencia?

Hay varias formas de medir la eficiencia en el trabajo. Una forma es registrar el tiempo que tardas en completar una tarea. Otra forma es registrar el número de errores que se cometen al completar una tarea.

Medir la eficiencia en un departamento de producción

La eficiencia de un departamento de producción es una medida de la cantidad de producto fabricado en relación con el número de recursos utilizados. Se puede medir dividiendo la cantidad de producto fabricado por el número de recursos utilizados.

Medir la eficiencia en un departamento de ventas

La forma más habitual de medir la eficiencia de un departamento de ventas es calcular la relación entre ventas y empleados. La fórmula consiste en dividir las ventas totales por el número de empleados.

Después de medir la eficiencia en una empresa, el siguiente paso es mejorarla. La mejor manera de averiguar cómo funciona mejor para su empresa es experimentar. Pruebe distintos métodos y vea cuál produce los mejores resultados. Puede que tenga que hacer algunos ajustes sobre la marcha, pero al final encontrará un sistema que funcione bien para usted y sus empleados.

¿Cuáles son algunos de los mayores desafíos para la productividad y la eficiencia en el lugar de trabajo?

Hay muchos factores que pueden afectar a la productividad en el lugar de trabajo. Algunos de los mayores retos para la productividad pueden ser cosas como las distracciones, la falta de concentración o el aburrimiento. Sin embargo, también hay muchas cosas que pueden ayudar a aumentar la productividad, como un entorno de trabajo positivo, un objetivo o propósito obvio y unas buenas condiciones de trabajo.

Es importante encontrar un equilibrio entre productividad y eficiencia en el lugar de trabajo. La productividad consiste en hacer las cosas, mientras que la eficiencia consiste en hacerlas de la manera más eficaz posible. A veces, aumentar la productividad puede significar sacrificar parte de la eficiencia, y viceversa. Encontrar el equilibrio adecuado dependerá de tus necesidades y objetivos individuales.

Distracción

Las distracciones pueden ser un gran obstáculo para la productividad en el lugar de trabajo. Pueden provenir de muchas fuentes, como el ruido, las personas o la tecnología. Cuando estás intentando concentrarte en una tarea, las distracciones pueden ser muy molestas y hacer que pierdas la concentración. Esto puede reducir la productividad y aumentar la frustración.
Hay algunas formas de hacer frente a las distracciones en el lugar de trabajo. Puede intentar crear un entorno de trabajo tranquilo y libre de distracciones, o puede establecer límites para cuando esté trabajando y cuando esté tomando descansos. También puedes intentar eliminar o reducir las distracciones de tu entorno. Por ejemplo, puedes desactivar las notificaciones de tu teléfono u ordenador, o puedes apartar cualquier distracción que pueda tentarte. Un estudio de Deloitte en EE.UU. descubrió que el 59% de los empleados consultan sus smartphones muy a menudo durante las horas normales de trabajo.

Los consumidores “siempre conectados” no ven la línea entre trabajo y ocio”.
Estudio de Deloitte, región de EE.UU.

Falta de concentración

La falta de concentración puede ser otro gran obstáculo para la productividad en el trabajo. Cuando no se está concentrado, es difícil seguir trabajando y hacer las cosas. Esto puede provocar una disminución de la productividad y una pérdida de tiempo.

Hay algunas cosas que puede hacer para mejorar su concentración en el trabajo. En primer lugar, debe identificar las causas de su falta de concentración. ¿Hay ciertas tareas que le resultan más difíciles? ¿Hay distracciones que le hacen perder la concentración? Una vez que sepas cuál es la causa de tu falta de concentración, puedes intentar solucionar esos problemas.

También puedes probar algunas técnicas que te ayuden a mantener la concentración. Una de ellas es la Técnica Pomodoro, que consiste en dividir el trabajo en partes más pequeñas y hacer descansos entre ellas. Esto puede ayudarte a mantener la concentración y evitar el agotamiento.

Aburrimiento

El aburrimiento puede ser un gran obstáculo para la productividad en el trabajo. Cuando estás aburrido, es difícil centrarse en el trabajo y seguir siendo productivo. Esto puede provocar una disminución de la productividad y una pérdida de tiempo.

Hay algunas cosas que puede hacer para combatir el aburrimiento en el lugar de trabajo. En primer lugar, hay que identificar las causas del aburrimiento. ¿Hay ciertas tareas que suponen un mayor reto para usted? ¿Hay distracciones que le hacen perder la concentración? Una vez que sepa cuál es la causa de su aburrimiento, puede intentar solucionar esos problemas.

¿Cómo ser más productivo sin sacrificar la eficiencia?

Hay algunas cosas que puedes hacer para ser más productivo sin sacrificar la eficiencia. Una de las más importantes es averiguar qué funciona mejor para ti. Algunas personas trabajan mejor en un entorno tranquilo y aislado, mientras que otras necesitan algo de estimulación y ruido para ser productivas. También es posible que necesites herramientas o equipos diferentes para ser más eficiente.

Otra cosa que puedes hacer es establecer objetivos y prioridades claros. Si sabes lo que tienes que conseguir y lo que es más importante, te resultará más fácil mantener la concentración y la productividad. También puedes dividir las tareas enormes en otras más pequeñas y manejables, lo que hará que sean menos abrumadoras y tengas más probabilidades de completarlas.

Por último, es importante crear un entorno de trabajo positivo.

Establezca objetivos y prioridades

Cuando intentas ser productivo en el trabajo, es importante establecer objetivos y prioridades claros. Esto te ayudará a mantener la concentración y evitar distracciones. También te ayudará a mantener el rumbo y alcanzar tus objetivos.

Hay varias cosas que puedes hacer para establecer objetivos y prioridades claros. En primer lugar, tienes que identificar lo que es importante para ti y lo que quieres conseguir. Una vez que tengas una idea clara de tus objetivos, podrás priorizarlos y averiguar qué hay que hacer primero.

Productividad vs. eficiencia: ¿Cómo encontrar el equilibrio?

Muchas personas se centran en aumentar la productividad para hacer más cosas, pero si se sacrifica la eficiencia, en realidad no se está consiguiendo nada. De hecho, puede que incluso empeores las cosas creándote más trabajo.

La clave para equilibrar la productividad y la eficiencia es encontrar un equilibrio saludable entre ambas. Quieres ser lo suficientemente productivo como para cumplir tus objetivos, pero no tanto como para perder tiempo o energía en cosas innecesarias.

La productividad y la eficiencia van de la mano, así que si una aumenta y la otra disminuye, es que algo va mal en tus niveles de productividad.

La productividad y la eficiencia son importantes en cualquier empresa, pero deben equilibrarse adecuadamente para obtener los máximos resultados. Si sus empleados son demasiado productivos en el trabajo y abandonan su puesto antes de tiempo por ello, entonces hay un problema con sus niveles de productividad o de eficiencia (o con ambos).

Si un empleado trabaja muy duro todo el día y termina su trabajo rápidamente, pero no le queda tiempo suficiente para el resto de su vida fuera del trabajo, se le puede considerar “sobrecargado” y podría estar en peligro de agotamiento.

La productividad es importante, pero no debe ir en detrimento de tu vida fuera del trabajo si quieres evitar el estrés y la ansiedad que provoca el exceso de trabajo.

Alguien que trabaja despacio durante todo el día puede terminar su trabajo a tiempo (e incluso adelantarse). Pero esta persona puede no estar utilizando su tiempo sabiamente si no le queda suficiente tiempo libre para sí misma o para su familia.

La productividad es importante, pero los niveles de eficiencia son igual de vitales si quieres llevar un estilo de vida feliz y saludable sin que la presión constante del trabajo te reste tiempo para otras facetas de la vida que importan tanto (o más) que el propio trabajo.

La importancia de la eficiencia en el lugar de trabajo

La eficiencia es la clave de cualquier lugar de trabajo. Cuando los empleados saben lo que están haciendo y cómo hacerlo rápidamente, los flujos de trabajo son mejores en general. Esto permite disponer de más tiempo para centrarse en las tareas que se están realizando en lugar de perder el tiempo intentando averiguar qué hay que hacer a continuación.

Para que una empresa tenga éxito, tanto la productividad como la eficiencia deben estar presentes de una forma u otra. Equilibrar estos dos rasgos puede ser difícil, pero cuando se consigue, puede traer increíbles recompensas. Encontrar lo que funciona mejor para tu negocio es crucial a la hora de decidir cómo de productivo quieres ser con la eficiencia.

La diferencia entre las personas productivas y eficientes radica en su mentalidad. Las personas productivas son las que siempre “hacen las cosas”, mientras que las eficientes se centran en hacerlas de la forma más eficiente posible. La productividad se centra más en el rendimiento, mientras que la eficiencia se ocupa del uso de recursos.

Factores que disminuyen la productividad o la eficiencia

La productividad puede disminuir por varias razones, como la falta de motivación, el estrés, el aburrimiento y los problemas de salud. Las interrupciones, como las llamadas telefónicas, las personas que vienen a hablar con usted o las distracciones ambientales, pueden hacer que disminuya la eficiencia.

Para aumentar la productividad, es importante crear un entorno de trabajo que favorezca la atención y la concentración. Esto puede incluir el establecimiento de horarios de trabajo específicos, la delimitación del tiempo personal y profesional y la creación de un espacio organizado en el que cada cosa tenga su sitio.

Para aumentar la eficiencia, es importante minimizar las distracciones y crear un entorno que permita trabajar sin interrupciones. Esto puede incluir trabajar desde casa, utilizar auriculares con cancelación de ruido o programar horas específicas para llamadas telefónicas y reuniones.

Productividad y eficiencia para ganar la competencia

La productividad es uno de los aspectos más importantes de una empresa. Es una estrategia que utilizan para ganar el mercado a sus competidores.

La productividad y la eficiencia se convierten en herramientas para ganar el mercado porque ayudan a una empresa a ser más eficiente en su funcionamiento. Esto les permite producir más en relación con los insumos que utilizan en el proceso y puede ayudarles a ganar el mercado de sus competidores.

La tecnología puede ayudar a mejorar la productividad y la eficiencia en el lugar de trabajo

La tecnología puede ser de gran ayuda para mejorar la productividad o la eficiencia de una empresa. Al implantar herramientas que hagan más eficientes a los empleados, las empresas pueden ver un impulso significativo en sus resultados. Presentamos algunas formas en que la tecnología puede contribuir a mejorar la productividad y la eficiencia:

1
La automatización de tareas sencillas puede liberar tiempo de los empleados para que se centren en trabajos más importantes.
2
El software de mejora de la productividad puede ayudar a los trabajadores a hacer más en menos tiempo.
3
Herramientas como las videoconferencias pueden reducir la necesidad de desplazamientos, ahorrando tiempo y dinero.
4
Las herramientas de colaboración en línea pueden ayudar a los miembros del equipo a trabajar juntos de forma más eficiente, independientemente de su ubicación.

La tecnología ha avanzado mucho en los últimos años, y ahora hay más herramientas disponibles que nunca para ayudar a mejorar la productividad y la eficiencia en el lugar de trabajo. Aprovechando estas herramientas, las empresas pueden ver una diferencia real en sus resultados.

¿Cómo contribuye la tecnología de telefonía móvil a la productividad y la eficiencia?

La tecnología de telefonía móvil ha revolucionado nuestra forma de trabajar al permitirnos ser productivos y eficientes estemos donde estemos. Al tener acceso a nuestros correos electrónicos, documentos y otros archivos en nuestros teléfonos, podemos estar al tanto de nuestro trabajo incluso cuando no estamos en la oficina.

Además, aplicaciones como Skype, Zoom, Google Meet y FaceTime nos permiten comunicarnos con colegas y clientes cara a cara, lo que puede ayudarnos a resolver problemas de forma rápida y eficaz.

Otras tecnologías para mejorar la productividad y la eficiencia

Si el objetivo de estas tecnologías es la productividad, hay que tener en cuenta muchas cosas. La productividad es diferente para cada persona y para cada tarea, pero algunas investigaciones demuestran que dar prioridad a las personas parece ser una de las principales claves (psicológicas) que mejoran la productividad.

La tecnología de 5ª generación puede ofrecer una conexión fuerte y constante que las condiciones meteorológicas o las barreras físicas no pueden afectar. La productividad mejorará porque estas conexiones son mucho más rápidas que la actual generación inalámbrica y ofrecen una cobertura de 360 grados.

En la actualidad, los casos disminuirán debido a los beneficios de las soluciones de la tecnología 5G, tales como:

  • La eficiencia cambiará porque la mejora de la calidad del sonido permite realizar y recibir llamadas de mayor calidad, lo que se traduce en menos cortes de conexión y conversaciones más claras.
  • El seguimiento automático de la ubicación utiliza el GPS para ayudar a encontrar la ubicación precisa de cualquier empleado, esté donde esté, reduciendo el tiempo de inactividad causado por direcciones poco claras o personas perdidas.
  • El uso compartido simplificado garantiza que los empleados puedan compartir automáticamente los documentos necesarios con otras personas de su organización, en lugar de ocupar valiosos recursos informáticos con tareas manuales. Estas funciones permiten a los empleados trabajar de forma más eficiente desde cualquier lugar y conectarse más fácilmente entre sí en el lugar de trabajo.

Optimización tecnológica para mejorar la productividad y la eficiencia

Cuando se trata de mejorar la productividad, hay algunos aspectos clave en los que centrarse.

El primero es asegurarse de que los empleados disponen de las herramientas que necesitan para hacer su trabajo con eficacia. Esto incluye desde software y hardware hasta material de oficina y mobiliario.

El segundo aspecto es la optimización del flujo de trabajo. Esto implica crear un proceso que permita a los empleados completar las tareas con rapidez y sin problemas, sin pérdidas de tiempo ni esfuerzos.

Lo tercero es la formación. Hay que enseñar a los empleados a utilizar las nuevas herramientas y procesos, y también hay que darles instrucciones sencillas sobre cuáles son sus responsabilidades.

Una vez puestas en práctica estas tres cosas, podrá empezar a ver mejoras en la productividad. La productividad es esencial para cualquier empresa, pero la eficiencia no siempre es necesaria. A veces, de hecho, puede obstaculizar el progreso.

Por ejemplo, si los empleados se centran demasiado en ser eficientes, pueden acabar tomando atajos que afecten a la calidad de su trabajo. O pueden precipitarse en las tareas sin prestar atención a los detalles, lo que puede dar lugar a errores.

En definitiva, es importante encontrar un equilibrio entre productividad y eficiencia. La productividad es esencial para el crecimiento y el éxito, pero la eficiencia no debe ir en detrimento de la calidad o la precisión.

Conclusión

La productividad y la eficiencia son dos conceptos importantes en el lugar de trabajo. La productividad es la cantidad de producción de un trabajador en relación con los insumos que emplea en su trabajo, mientras que la eficiencia es el número de recursos que utiliza una empresa para producir esa producción.

La tecnología puede ayudar a mejorar la productividad y la eficiencia de varias maneras: automatizando tareas sencillas, ayudando a los trabajadores a hacer más en menos tiempo y permitiendo a los miembros del equipo colaborar de forma más eficiente.

La tecnología de telefonía móvil también puede ayudar a los trabajadores a ser productivos y eficientes estén donde estén. Aprovechando las últimas herramientas tecnológicas, las empresas pueden ver una diferencia real en sus resultados.

— El equipo de Monitask

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