Как повысить эффективность работы сотрудников. 9 главных инструментов

Мария Линева Автор Monitask

В среднем офисные сотрудники проводят 4 часа рабочего времени в день, занимаясь посторонними делами, согласно исследованию компании New Life Group. Работе над проектами фрилансеры и штатные сотрудники уделяют около 60% времени, а оставшуюся часть дня прокрастинируют.

Разбираемся, какой вред прокрастинация наносит бизнесу и как повысить эффективность работы сотрудников с помощью экологичных инструментов и современных технологий с Monitask.

Прокрастинация: 3 негативных последствия для бизнеса

1. Снижение производительности труда

Если сотрудник проводит много времени, листая ленту соцсетей или беседуя с коллегой о прошедших выходных, он успевает выполнить намного меньше рабочих задач. Компании приходится нагружать других сотрудников или раздувать штат, чтобы попадать в дедлайны и поддерживать бизнес.

2. Низкое качество работы

Представим, что ваш сотрудник половину рабочего времени проводит за своими делами. При этом задачи копятся, откладываются и, в конечном счёте, выполняются некачественно.

Если в компании нет контроля рабочего времени сотрудников, они часто берутся за задание в последний момент или работают над ним «для галочки». Результаты бизнеса страдают, компания не добивается желаемого прогресса, а зачастую и вовсе теряет клиентов, репутацию и прибыль.

В исследованиях прокрастинации большинство компаний видят чёткую корреляцию: если сотрудник закончил проверку по задаче прямо перед дедлайном, результат будет некачественным и придётся потратить много времени на контроль работы сотрудников и правки.

3. Ментальные проблемы сотрудников

Система контроля сотрудников необходима и для того, чтобы не допускать снижения эффективности из-за косвенных проблем, которые связаны с психологическим состоянием. Например, из-за прокрастинации человек может долго не получать повышения, испытывать трудности с мотивацией, сталкиваться с критикой от руководства.

Без управления эффективностью работы сотрудника чаще наблюдается синдром профессионального выгорания, возрастает текучесть персонала, а компания несёт дополнительные издержки и теряет прибыль.

Как повысить эффективность работы сотрудников: 9 простых инструментов для бизнеса

1. Чётко ставьте задачи и распределяйте обязанности

Формулируйте каждое задание предельно ясно – лучше потратить время на разъяснения и составить подробное ТЗ, чем столкнуться с негативом от сотрудника, который не понимает, что от него требуют.

Часто в коллективе есть люди, которые лучше понимают руководителя и быстро выполняют любые просьбы. Возникает соблазн нагрузить их, сняв задачи с менее продуктивных коллег. В результате выгоревшие «отличники» меняют работу.

Чтобы избежать подобной проблемы, ведите контроль сотрудников в организации и мониторинг рабочего времени. Это поможет грамотно распределять обязанности и повышать продуктивность персонала.

2. Делегируйте и разделяйте ответственность

Самоорганизующиеся команды, удалённый формат работы и делегирование – тренды последних лет, которые имеют явные преимущества. Не пытайтесь проконтролировать всё – доверяйте своей команде и давайте сотрудникам возможность проявить свои лидерские навыки.

Оставьте за собой контролирующую функцию, будьте наставником и просто «держите руку на пульсе». Коллеги оценят ваше доверие и почувствуют на себе ответственность за высокие результаты компании.

3. Повышайте уровень дисциплины

Дисциплина – это не про жёсткие запреты, которые не несут в себе реальной пользы для бизнеса. Руководитель может чётко очертить круг обязанностей, поставить дедлайны и донести до работников обоснованность санкций, в случае срыва сроков и ошибок.

Придерживайтесь дисциплины сами, чтобы собственным примером зарядить сотрудников стремиться к большей организованности. Не опаздывайте на встречи, соблюдайте субординацию и должностные инструкции – это сформирует у вашей команды «железные» правила и повысит дисциплину.

4. Налаживайте коммуникацию внутри команды

Согласно исследованию Panopto (США), около 60% сотрудников сталкиваются со сложностями при поиске внутренней информации или ответственного лица, с которым можно проконсультироваться. Сделайте коммуникацию между членами команды удобной – используйте планировщики, CRM-системы, чат-боты для постановки задач, согласования и поиска информации.

Например, с помощью системы учёта рабочего времени Monitask вы сможете оценивать загруженность коллег, рационально распределять нагрузку, быть более гибкими и быстро реагировать на возможные стрессы.

5. Автоматизируйте рутинные процессы

Современные технологии позволяют оптимизировать множество процессов: график рабочего времени, составление отчётности, согласование задач и другие. Избавляясь от рутины, вы освобождаете время на решение наиболее важных вопросов и повышаете эффективность сотрудников.

6. Работайте над системой мотивации

Часто компании вводят штрафные санкции, но не задумываются о мотивации. Завышенные требования, размытые задачи и сжатые сроки провоцируют у людей нежелание работать – зачем пытаться, если сделать идеально не получится?

Занимайтесь развитием и доработкой системы мотивации, а также следите за эффективностью сотрудников с помощью специальных сервисов. Этот ход поможет оперативно выявлять все изменения и корректировать процессы под конкретные требования.

7. Контролируйте выполнение задач

Если вы работаете с удалённой командой или хотите чётко понимать, чем занимаются сотрудники в офисе, используйте удобную систему учёта рабочего времени и контроля за сотрудниками Monitask.

Сервис позволяет отслеживать активность команды с помощью снимков экранов компьютеров во время рабочего времени. Система прозрачна – руководитель и сотрудники понимают алгоритм действия, поэтому не возникает конфликтов и ощущения слежки.

Также в приложении вы сможете ставить задачи, формировать отчётность по рабочему времени, создавать команды и фиксировать показатели продуктивности. Monitask – это простой инструмент, который способствует повышению мотивации в команде и даёт руководителю больше возможностей быть более гибким и быстро принимать решения.

Объективность и прозрачность бизнес-процессов – это залог повышения производительности труда и борьбы с прокрастинацией. Пробуйте технологичное решение Monitask и стройте эффективный бизнес, основанный на честных данных.

46