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Lista de control de trabajadores independientes vs empleados

Augusto Diaz

Ser trabajador independiente tiene muchas ventajas, como fijar su propio horario y trabajar desde casa. Sin embargo, es importante entender las diferencias clave entre contratistas independientes y empleados antes de tomar la decisión de convertirse en uno o contratar a uno. La lista de comprobación definitiva de trabajadores independientes frente a empleados le ayudará a ello.

En esta entrada del blog, vamos a discutir las diferencias entre un empleado y un contratista independiente en términos de nómina, impuestos y más. ¿Clasifica usted como un trabajador independiente? ¡Aquí lo descubrirá!

Hoy en día, la clasificación legal de un trabajador como “empleado” o “contratista independiente” determina si tiene o no derechos laborales. Esto incluye el derecho a un salario mínimo, seguro médico, compensación por horas extraordinarias, prestaciones por desempleo y empleo, así como indemnización por accidente laboral.

Suena bastante claro, ¿verdad? Puede que lo esté sobre el papel, pero a veces, en la realidad, se producen clasificaciones erróneas que afectan a las personas que realizan el trabajo.

Así que, ¡vamos a profundizar en el tema!

¿Por qué es tan importante distinguir entre empleado y trabajador independiente?

Como dijimos antes, lo primero que debe saber es que un contratista independiente no tiene derecho a las mismas protecciones laborales y de empleo que los empleados. Esto significa que si un trabajador independiente se lesiona en el trabajo, no tiene derecho a las prestaciones de compensación de los trabajadores.

Los contratistas independientes tampoco tienen derecho al salario mínimo, al seguro médico, al pago de horas extraordinarias, al desempleo ni a otras prestaciones sociales de los empleados. Además, los trabajadores independientes son responsables de pagar el impuesto de “trabajo por cuenta propia” (incluidas las tarifas de la Seguridad Social y Seguro de Salud).

Debido a esta falta de protección y prestaciones, algunos empresarios intentan enmascarar a un empleado como contratista independiente para evitar pagar estos costes. Sin embargo, existen graves sanciones por hacerlo, incluidas multas y salarios atrasados adeudados a los empleados.

Por eso esa razón tan importante es que ¡debemos definir los límites de un trabajador independiente!

Impuestos sobre el salario

Una de las diferencias más significativas entre trabajadores independientes y empleados es cómo tributan. Cuando usted es un empleado, su empleador retiene impuestos de su cheque de pago. Estas tarifas incluyen la Seguridad Social y el Seguro de Salud, así como el impuesto sobre la renta federal y estatal. 

Los impuestos sobre el salario incluyen:

  • Seguridad Social y Seguro de Salud
  • Impuesto sobre la renta federal y estatal

Un trabajador independiente, en cambio, es responsable de pagar sus propios impuestos. No se les retiene ningún impuesto de sus salarios. En cambio, se espera que reserve fondos a lo largo del año para pagarlos.

Definiciones básicas

Empleado

Un empleado es alguien que trabaja para una empresa a cambio de un salario y otras prestaciones. Los empleados están protegidos por la legislación laboral y deben trabajar de acuerdo con las normas y reglamentos de la empresa. 

Trabajador independiente

Por definición, un trabajador independiente, también conocido como TI, es una persona que presta servicios al público en general en virtud de un contrato. Sin embargo, los trabajadores independientes no son empleados de la empresa con la que contratan, por lo que no están sujetos a las mismas normas y reglamentos de la legislación federal sobre empleados. 

Según el Departamento de Trabajo de EE.UU., estos contratistas suelen clasificarse como autónomos que controlan su horario de trabajo y sus procesos empresariales, y ganan una comisión por cada trabajo que realizan.

Aunque un contratista independiente tiene muchas ventajas, como la posibilidad de fijar sus propios horarios y tarifas o sus propios procesos empresariales, también conlleva más riesgos que los empleados tradicionales. Sobre todo, porque están exentos de la FLSA.

Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)

Aunque contratar a trabajadores independientes puede ahorrar a la empresa dinero en salarios, impuestos y prestaciones, es importante asegurarse de que los empleados que contrata se clasifican como TI y cumplen realmente los criterios legales como tales. 

La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) es una ley federal que establece el salario mínimo, el pago de horas extraordinarias, el mantenimiento de registros y las normas de trabajo infantil que afectan a los trabajadores a tiempo completo y a tiempo parcial del sector privado y de las administraciones federal, estatal y local. 

Los trabajadores independientes no están sujetos a la FLSA, ya que no entran dentro de la legislación federal sobre empleados .

En resumen, los contratistas:

  • No están sujetos a las disposiciones de la FLSA sobre salario mínimo u horas extraordinarias. 
  • No tienen derecho a las demás protecciones previstas por la FLSA, como el derecho a cobrar días festivos o vacaciones, o a ser despedidos sólo por causa justificada. 
  • No están protegidos por las leyes contra la discriminación, como las que prohíben la discriminación por motivos de raza, color, religión, sexo, origen nacional, edad o discapacidad. 
  • No tienen derecho al seguro de desempleo ni a indemnización por accidente laboral.

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¿Cómo determinar si usted es un trabajador independiente?

Una de las herramientas utilizadas para determinar si una persona es un empleado o un contratista independiente es el test de los 20 puntos del IRS. 

La prueba tiene en cuenta varios factores, como el grado de control que el empresario tiene sobre el empleado, el tipo de trabajo que se realiza y la relación entre las partes. 

Si la persona cumple los 20 puntos siguientes, se clasifica como trabajador independiente. Sin embargo, si no cumple ni un solo punto, se le clasifica como empleado.

El test de los 20 puntos del IRS es importante porque puede tener un impacto significativo en los impuestos de una persona y en su derecho a determinadas prestaciones. 

En general, los trabajadores que obtienen una puntuación alta en la prueba tienen más probabilidades de ser clasificados como TI, mientras que los que obtienen una puntuación más baja tienen más probabilidades de ser clasificados como empleados.  

El test de 20 puntos del IRS puede ser una herramienta valiosa para comprender la compleja cuestión de la clasificación de los empleados.

Por ejemplo, veamos los 5 primeros puntos:

Instrucciones

La primera parte de la prueba examina el grado de control que la empresa tiene sobre la persona. Si la empresa tiene un gran control sobre lo que la persona hace y cómo lo hace, entonces es más probable que la persona sea clasificada como empleado.

Formación 

Si la persona debe recibir una formación exhaustiva para realizar su trabajo, es más probable que se le clasifique como empleado. 

Integración

Si la persona es parte integrante de la actividad de la empresa y su trabajo no puede sustituirse fácilmente, es más probable que se clasifique como empleado. 

Servicios prestados personalmente

Este es uno de los factores más importantes de la prueba. Si se exige a la persona que preste sus servicios personalmente, es un claro indicio de que se trata de un empleado. 

Contratación, supervisión y remuneración de los asistentes

Si la empresa tiene potestad para contratar, supervisar y pagar a los ayudantes, es un indicio de que ejerce un gran control sobre la persona y de que es más probable que el trabajador sea clasificado como empleado.

Tenga en cuenta que esto es sólo un breve resumen del test de 20 puntos del IRS. Para obtener más información sobre cómo determinar si usted es un contratista independiente o un empleado, consulte con un profesional fiscal cualificado.

¿Cuáles son las principales diferencias entre empleados y trabajadores independientes?

La principal diferencia entre empleados y trabajadores independientes es que los empleados están bajo el control de su empleador, mientras que los TI trabajan por cuenta propia. 

  • Horario de trabajo: Los trabajadores independientes suelen tener más control sobre su horario de trabajo que los empleados. A los empleados se les suele exigir que trabajen unas horas determinadas, mientras que los TI suelen poder fijar sus propios horarios. 
  • Lugar de trabajo: los TI suelen trabajar desde casa o en otro lugar de su elección, mientras que los empleados suelen estar obligados a trabajar en la sede de la empresa.
  • Retribución: Los TI suelen cobrar por tarea o proyecto, mientras que los empleados suelen cobrar por hora o semana. 
  • Bienestar: los TI no suelen tener derecho a prestaciones, como seguro médico y planes de jubilación, mientras que los empleados sí suelen tenerlo. 
  • Impuestos: Los TI son responsables de pagar sus propios impuestos, mientras que a los empleados se los retiene la empresa.

Conceptos erróneos sobre los trabajador independientes

A pesar de que el Departamento de Trabajo (DOL) ha sido claro sobre las limitaciones de un trabajador independiente a lo largo de los años, y de hecho hace apenas un año, esta oficina anunció una norma que aborda la distinción entre empleados y trabajadores independientes bajo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), ¡todavía hay conceptos erróneos alrededor!

Exentos de impuestos

A veces se piensa que un trabajador independiente está exento de impuestos, pero no es así. Según el IRS, los TI son responsables de pagar sus propios impuestos de Seguridad Social y Seguro de Salud, así como cualquier impuesto sobre la renta federal y estatal. 

Son responsables de presentar sus propias declaraciones trimestrales de impuestos.

Aunque los TI tienen que pagar más impuestos que los empleados, también tienen la posibilidad de deducir ciertos gastos empresariales de sus declaraciones de la renta. Esto puede ayudar a compensar algunas de las cargas fiscales adicionales a las que se enfrentan. 

Es importante tener en cuenta que un contratista independiente no está sujeto a retenciones por parte de sus clientes, por lo que depende de ellos reservar dinero a lo largo del año para asegurarse de que tienen suficientes fondos disponibles en el momento del pago de impuestos.

Ni siquiera un beneficio para el empleado

Otro concepto erróneo es que los TI no reciben ninguna prestación por cuenta ajena. Si bien es cierto que los contratistas independientes no tienen derecho a días de vacaciones o seguro de salud, pueden ser elegibles para ciertas deducciones y créditos fiscales. 

A menudo, los trabajadores independientes pueden ahorrar dinero a las empresas al eliminar la necesidad de pagar impuestos sobre nóminas, prestaciones a los empleados y otros gastos relacionados con el empleo. En última instancia, este dinero puede destinarse a ahorros para la jubilación. ¡Una gran ventaja! 

¡Y hablando de eso..!

Ventajas e inconvenientes de ser trabajador independiente

Como todo en la vida, ser trabajador independiente tiene sus ventajas y sus inconvenientes. 

Principales ventajas 

  • Flexibilidad: Tienes una gran flexibilidad en cuanto a condiciones de trabajo, horario, fechas y ubicación.
  • Eres tu propio jefe: Tienes libertad para fijar tu propio horario y trabajar tanto o tan poco como quieras. 
  • Puedes ser selectivo con tus clientes: Los TI tienen la posibilidad de ser selectivos con quién trabajan. Si no le gusta un cliente, puede dejar de trabajar con él. 
  • Tiene la posibilidad de ganar más: Como a los contratistas independientes se les paga por proyecto, tienen la posibilidad de ganar más dinero que los empleados a los que se paga por hora.  No hay límite en cuanto a cuánto puede ganar como trabajador independiente.

Principales desventajas 

  • Eres responsable de tus propios impuestos: Como mencionamos anteriormente, los TI son los encargados de pagar sus propios impuestos. Esto puede ser una carga importante si no estás acostumbrado a manejar tus propias finanzas. 
  • Con una correa más corta: Un contratista independiente a menudo se mantiene con una correa más corta que los empleados. Esto significa que pueden ser despedidos en cualquier momento, sin previo aviso ni indemnización por despido. 
  • No hay garantía de trabajo: Como estos trabajadores no son técnicamente empleados, no disfrutan de la misma seguridad laboral que los asalariados. No hay garantía de que siempre vayan a tener trabajo, lo que puede asustar si dependes de estos ingresos para mantenerte a ti o a tu familia. 
  • Tienes que ser proactivo a la hora de buscar trabajo: A diferencia de los empleados, que tienen un sueldo garantizado, los TI tienen que buscar constantemente nuevos clientes y proyectos.

Ejemplos habituales de trabajador independiente

Hay muchos tipos diferentes de trabajadores independientes, y a veces puede ser difícil determinar si alguien es un contratista independiente o un empleado. 

Trabajadores en demanda

La economía On-Demand ha crecido rápidamente en los últimos años, abriendo la puerta a una categoría relativamente nueva de trabajo, como son los trabajadores independientes. Empresas como Uber, Lyft y Handy son las principales impulsoras de este tipo de servicios. Los trabajadores en demanda son contratistas independientes que prestan servicios a clientes a través de una plataforma o app online. 

Autónomos (Freelancers)

Los autónomos son un buen ejemplo de contratistas independientes. Suelen trabajar por proyecto, prestando servicios como redacción, diseño web o programación. Aunque pueden recibir orientación de la parte contratante, en última instancia son ellos quienes se encargan de completar el trabajo según su propio calendario y condiciones.

Consultores

Los consultores son expertos profesionales que ofrecen asesoramiento y asistencia a las empresas en un campo específico. Suelen ser contratados a corto plazo para ayudar en proyectos o tareas específicas. Aunque los consultores suelen ser contratistas independientes, hay algunas excepciones. 

Por ejemplo, los consultores que trabajan para empresas de consultoría pueden considerarse empleados de esas empresas. En general, sin embargo, los consultores se consideran TI y no están sujetos a las mismas normas y reglamentos que los empleados.

Agentes inmobiliarios

Los agentes inmobiliarios suelen ser contratados por un corredor para ayudar a los clientes a comprar, vender o alquilar propiedades. Suelen trabajar a comisión, lo que significa que sólo cobran si consiguen una venta.

Aunque los agentes inmobiliarios tienen cierta flexibilidad en su horario de trabajo, también están sujetos a ciertas normas y reglamentos establecidos por sus agentes.

¿Cómo se pagan los impuestos como trabajador independiente?

Como trabajador independiente, usted es responsable de pagar sus propios impuestos. Tendrá que presentar una declaración al IRS (Internal Revenue Service) y hacer pagos estimados a lo largo del año. 

Cuando presente su declaración, tendrá que incluir el Anexo C, que se utiliza para declarar sus ingresos y gastos empresariales. También tendrá que pagar el impuesto de autónomos, que incluye la Seguridad Social y el Seguro de salud. 

Puede deducir determinados gastos relacionados con su trabajo, como el material de oficina y los viajes de negocios.

La mejor manera de estar al día de sus obligaciones fiscales es reservar dinero cada mes para disponer de los fondos cuando los necesite. Si se mantiene organizado y al corriente de sus pagos, podrá evitar cualquier sanción o cargo por intereses.

¿Cómo se rellena un formulario 1099-MISC para un trabajador independiente?

El formulario 1099-MISC (Miscellaneous Income) es un documento que se utiliza para reportar ingresos misceláneos. Este documento es utilizado por las empresas para informar de los pagos realizados a los contratistas y otras personas por los servicios prestados. El formulario 1099-MISC también se utiliza para declarar cánones, alquileres y otros tipos de ingresos. 

Este registro debe ser presentado al IRS por la empresa o el particular que realizó el pago. El beneficiario del pago también debe recibir una copia del formulario 1099-MISC de retención de impuestos.

Por ejemplo, si usted es un trabajador independiente y recibió 600 dólares o más de una empresa durante el año, la empresa le enviará un formulario 1099-MISC.

Supongamos que usted ha pagado a un contratista independiente 600 US$ o más en el transcurso de un año, por lo tanto, tendrá que llenar un formulario 1099-MISC y enviarlo al IRS. 

Aquí tiene una lista de comprobación fiscal:

1
Localice el formulario correcto. Puede encontrar el formulario 1099-MISC en el sitio web del IRS.
2
Rellene la información del responsable de los pagos. Esto incluye su nombre, dirección y número de identificación fiscal.
3
Rellene la información del destinatario. Esto incluye el nombre del trabajador independiente, dirección y número de identificación fiscal.
4
Introduzca el monto pagado. Esta es la cantidad total de dinero que pagó durante el año.
5
La fecha en que se prestaron los servicios.
6
Una vez cumplimentado el formulario, tendrá que enviar una copia al contratista y presentar una copia al IRS.

¿Qué porcentaje de impuestos debo pagar como trabajador independiente?

El porcentaje de impuestos que paga un trabajador independiente varía en función de varios factores, como su nivel impositivo y el estado en el que vive. 

Sin embargo, los trabajadores independientes suelen ser los encargados de pagar los impuestos federales y estatales, así como el impuesto de autoempleo. El impuesto de autónomos es un impuesto que grava a los contratistas por cuenta propia, y cubre la Seguridad Social y Seguro de Salud. 

Puede utilizar la calculadora de impuestos del IRS para calcular la cantidad de impuestos que deberá pagar cada año.

El porcentaje exacto de impuestos que paga un trabajador independiente puede variar, pero es importante ser consciente de los impuestos adicionales que se pueden deber. Los contratistas independientes que no son conscientes de las implicaciones fiscales de su trabajo pueden terminar debiendo una cantidad significativa de dinero en el momento del pago de impuestos.

Mejores prácticas para trabajar con un trabajador independiente

Cuando contrate a un trabajador independiente, asegúrese de:

  • Conseguir todo por escrito. Esto incluye una descripción detallada del trabajo a realizar, así como las condiciones de pago.
  • Asegúrese de que el contratista independiente tiene su propio seguro de responsabilidad civil.
  • Asegurarse de comunicarse con frecuencia y proporcionar información a lo largo del proyecto. 
  • No retenga impuestos de su salario.  
  • Por último, prepárese para pagar un precio justo por los servicios del contratista. Una buena regla general es pagar entre un 10 y un 20% más de lo que pagaría por un empleado a tiempo completo.

Trabajar con un contratista independiente puede ser una buena manera de realizar el trabajo que necesita ¡sin tener que contratar a un empleado de tiempo completo!

Lista de control para determinar si usted es un trabajador independiente o un empleado

Ahora que hemos discutido hechos importantes acerca de los trabajadores independientes, usted puede tomar una decisión informada acerca de qué clasificación es la correcta para usted. ¿Aún no está seguro? Utilice nuestra lista de verificación a continuación para ayudar a determinar si usted es un contratista independiente o un empleado:

  • ¿Establece usted su propio horario?
  • ¿Trabaja desde casa?
  • ¿Utiliza su propio equipo?
  • ¿Le pagan por proyecto o tarea?
  • ¿Factura por sus servicios?
  • ¿Es independiente en sus decisiones empresariales?

Si ha respondido afirmativamente a la mayoría de las preguntas de esta lista, es probable que sea un trabajador independiente. Sin embargo, si no está seguro, siempre es mejor consultar con un abogado o contable para obtener el asesoramiento profesional correcto.

Conclusión

A medida que el panorama empresarial sigue evolucionando, los trabajadores independientes desempeñan un papel cada vez más importante. En muchas industrias, los contratistas son vistos como una solución rentable y flexible para diversas necesidades de mano de obra. Como resultado, hay una creciente demanda de trabajadores independientes en una amplia gama de industrias.

Sin embargo, es necesario abordar algunos retos para garantizar el éxito de este tipo de acuerdos en el futuro. Uno de los mayores desafíos es garantizar que los contratistas independientes estén debidamente clasificados y sean tratados como tales, lo que en última instancia garantiza el bienestar y la protección de todas las partes implicadas.

— El equipo de Monitask

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