Как система мониторинга и учёта рабочего времени поможет уменьшить нагрузку на HR-отдел и Project-менеджера?

Мария Линева Автор Monitask

Согласно исследованию компании Lenovo, 71% работников проводит рабочее время за экраном монитора. Даже сотрудники, не привязанные к конкретному месту, пользуются смартфонами и планшетами для работы. Представить себе рабочий процесс без технологий уже невозможно, и это даёт работодателям больше возможностей для развития человеческого капитала и оптимизации процессов, а не только контроля.

Например, системы учёта и мониторинга рабочего времени сотрудников позволяют снизить нагрузку на HR-специалистов и Project-менеджеров. Рассмотрим 10 важных преимуществ, которые получают компании, использующие автоматизированные системы учёта и контроля рабочего времени персонала.

Преимущество №1. Ведение табелей и учёт отработанных часов

В большинстве бухгалтерских и кадровых программ есть встроенные инструменты для сбора данных о расходовании рабочего времени. Обычно в основе таких табелей лежат «зашитые» в сервис графики работы. Если у сотрудника гибкий график – вносить данные приходится вручную.

Кроме того, нужно смотреть на учёт отработанных часов не только с позиции «пришёл, отработал, ушёл». Согласно опросу Запралата.ру, почти каждый второй сотрудник в России отвлекается от работы на личные переписки, чтение новостей, разговоры с коллегами. К тому же, все сотрудники делают перерывы, которые трудно отслеживать: перекуры, чаепития и опоздания. Получается, что фактически человек присутствует на работе, но тратит оплачиваемое время впустую.

Источник: Опрос HeadHunter, 2021 год

Чтобы решить эту проблему и правильно учитывать отработанное время, работодателям стоит фиксировать реальную занятость с помощью системы мониторинга сотрудников. Они автоматически и объективно собирают всю необходимую информацию для табелей, а значит HR-отдел и проджекты смогут уделить освободившееся время более важным задачам.

Преимущество №2. Составление отчётности

Для развития компании необходимо отслеживать HR-метрики, производительность труда, нагрузку на каждого сотрудника, а также скорость выполнения задач и многое другое. Без технологичных сервисов на составление отчётности о работе и реализации проектов уходит бесценное время. 

Сбор статистики вручную – трудоёмкий процесс, который не позволяет оперативно составить достоверные отчёты и проанализировать данные. На обработку информации специалисты тратят до нескольких дней, и со временем рутина приводит к стрессу и профессиональному выгоранию.

Чтобы аналитика по всем процессам была простой и безошибочной, в сервисе Monitask представлены всевозможные виды отчётов о рабочем времени и продуктивности сотрудников. Например, вы можете сформировать сводный отчёт по команде или посмотреть информацию в разрезе отдельных сотрудников, вплоть до скриншотов экрана. 

Преимущество №3. Отслеживание лояльности и удовлетворённости сотрудников

Мониторинг рабочего времени – это не слежка за сотрудниками, а инструмент, который позволяет вовремя увидеть любые изменения в пользовательском поведении. Например, вы сможете оперативно узнавать, кто из команды хочет сменить работу.

По данным HeadHunter, 10% сотрудников просматривают сайты с вакансиями в течение рабочего дня. С помощью системы мониторинга вы будете знать, кто планирует уволиться или же получите возможность быстро разобраться в причинах такого желания и сохранить сотрудника.

Ещё одна полезная функция не только для HR и проджектов, но и для компании в целом – защита информации. Например, вы заметили, что один из руководителей составлял портфолио из своих проектов или просматривал работные сайты. Сотрудник явно планирует менять работу, но у него ещё сохраняется доступ к ценной информации вашей компании.

К сожалению, случаи, когда бывшие сотрудники копировали клиентскую базу или воровали данные для конкурентов – не редкость. С помощью системы мониторинга вы заметите тревожные сигналы и сможете заблаговременно защитить информацию: поменять пароли или ограничить доступ к важным данным.

Также, согласно исследованию Lenovo, только 23% непродуктивных сотрудников удовлетворены своей работой. Это значит, что выгорание рано или поздно приведёт к увольнению. Наглядные отчёты из СУРВ помогают заметить даже незначительное снижение производительности труда и признаки выгорания сотрудника раньше, чем вы увидите это вживую. 

Для HR-отдела компании – это возможность снизить текучесть персонала, сократить издержки на подбор и обучение новых кадров. Project-менеджер будет понимать потребность в дополнительных кадровых ресурсах или необходимость перераспределения нагрузки.

Преимущество №4. Грамотное планирование и управление ресурсами

Одна из главных задач HR-специалиста – помощь сотрудникам в организации и планировании рабочего времени. Для Project-менеджера важна структурированная работа, каждый участник которой понимает, какие шаги приведут команду к результату.

Честные отчёты СУРВ по продуктивности и количеству задач позволяют выводить наиболее удобные графики работы, корректировать нагрузку при переработках и даже организовывать для сотрудников более качественный отдых. С внедрением системы мониторинга вы получаете понятный алгоритм для планирования без «слепых зон» и чрезмерных нагрузок на кадры.

Преимущество №5. Улучшение коммуникации и прозрачности

По информации HeadHunter, примерно 27% работодателей мониторят работу сотрудников с помощью специального программного обеспечения. При этом, большая часть таких компаний объясняет необходимость системы учёта удалённым форматом работы.

По другим данным, 76% российских компаний отслеживают действия сотрудников в рабочее время. При этом, сотрудники не всегда знают о «шпионаже», что вызывает массу недовольства и провоцирует недоверие между подчинёнными и работодателями.

Можно ли избежать конфликтов из-за слежки? Да, если ваша система учёта рабочего времени будет понятной и прозрачной. Например, Monitask сотрудники запускают вручную, система проводит мониторинг только в рабочие часы и не вызывает дискомфорта у пользователей.

Кроме того, в Monitask вы можете ставить задачи и выстраивать рабочие процессы. Такой подход повышает лояльность сотрудников, ведь они видят реальную пользу и удобство использования программы. Благодаря СУРВ ваш HR-отдел и проджекты смогут избежать конфликтов, рационально распределять обязанности и быть гибкими в вопросах планирования задач.

Преимущество №6. Упрощение процессов оплаты труда и бюджетирования проектов

Цель любого бизнеса – эффективность и получение прибыли. Зачастую компании переплачивают сотрудникам, которые большую часть рабочего времени проводят за личными делами или подрабатывают на фрилансе.

Исследовательский центр Зарплаты.ру выяснил, сколько россиян смотрят сериалы в течение рабочего дня. По данным онлайн-опроса, проведённого с 27 по 31 октября во всех регионах страны с 1921 респондентом, 47% россиян смотрят сериалы на работе.

Система контроля за сотрудниками позволяет оплачивать только эффективные рабочие часы. Это значит, что вам не придётся раздувать штат и нанимать новых людей для эффективной работы над проектами.

Конечно, СУРВ помогает бизнесу экономить средства и не переплачивать сотрудникам, но не менее важна возможность рассчитать справедливое поощрение за хорошую работу. Например, если человек задерживался для выполнения срочных задач, работодатель видит это в системе и справедливо премирует сотрудника. Такой прозрачный и понятный подход повышает мотивацию и не провоцирует недовольство в команде.

Также руководители смогут рационально оценивать компетенции и продуктивность сотрудников. Например, один из коллег отлично проявляет себя и уже давно заслуживает повышения. Возможно, стоит сделать его тимлидом, а не нанимать человека со стороны – он будет стараться проявить себя, а компания получит результат и даже сэкономит, избежав затрат на адаптацию нового сотрудника.

Преимущество №7. Поиск слабых зон и оптимизация процессов

Система мониторинга позволяет делать скриншоты и видеть рабочие процессы в режиме реального времени. Это значит, что Project-менеджер или HR-специалист могут заметить проблемные зоны в работе.

Например, ваши сотрудники тратят много времени на поиск информации. Выход из ситуации – создание единого хранилища, понятной навигации или чат-бота, в котором будут структурировано храниться необходимые данные.

Как это повысит продуктивность? Во-первых, люди будут точно знать, где и что посмотреть, а значит не станут лишний раз отвлекать коллег. Снизится количество переговоров и собраний по мелочам.

Источник: Опрос HeadHunter, 2021 год

Во-вторых, уйдёт фактор раздражения, которое возникает из-за путаницы, сложных поисков, решения срочных вопросов. В-третьих, в работе станет меньше ошибок – часто сотрудники не хотят перепроверять данные, если их трудно найти.

Кроме того, такая система как Monitask – это удобный планировщик. Прямо в программе вы сможете выстроить полный цикл работ над любым проектом: ставить задачи, назначать ответственных, планировать время. Такой подход поможет быстро и легко принимать решения, видеть загруженность коллег и наиболее экологично строить рабочие процессы даже с удалённой командой и фрилансерами.

Преимущество №8. Повышение мотивации и уровня дисциплины

Когда сотрудники знают, что за их работой наблюдают, они работают более эффективно. В прошлое уходят постоянные перерывы на чай и перекуры, задержки с обеда и опоздания к началу рабочего дня.

Повышение дисциплины в сочетании с понятными KPI помогают людям выполнять свои обязанности сосредоточенно, понимать, какие санкции или вознаграждения они могут получить по результатам своей работы. Единственная сложность, с которой сталкивается бизнес при внедрении СУРВ – негативное восприятие системы со стороны коллектива.

Этот момент легко нивелируется руководством компании. Для этого подробно расскажите сотрудникам, как будет организована работа с СУРВ, какую пользу она принесёт людям. Ответьте на все вопросы, закройте возражения и предоставьте команде полную информацию о системе.

Вот несколько моментов, которые стоит «подсветить» на презентации системы мониторинга коллективу:

• Более экологичное распределение обязанностей и нагрузки, чтобы избежать выгорания кадров.
• Понятная система постановки, учёта и отслеживания эффективности по задачам.
• Честное наблюдение только за рабочим столом сотрудников в рабочее время.
• Безошибочное начисление заработной платы и премий, с учётом всех переработок.
• Надёжная защита персональных данных, подтверждаемое подписанными документами.

В 2016 году Европейский суд по правам человека вынес решение по делу «Барбулеску против Румынии». Инженер из Бухареста Богдан Барбулеску в 2007 году был уволен за нарушение правил внутреннего распорядка. Причиной увольнения стала личная переписка с невестой и братом Барбулеску через мессенджер, установленный на рабочем компьютере. Когда Барбулеску начал отрицать ведение личной переписки, работодатель предоставил ему распечатки всех сообщений за последние 8 дней. Инженер же решил, что его право на тайну переписки было нарушено, и обратился  в суд. Румынские суды отклонили жалобу несколько раз. Барбулеску дошёл до ЕСПЧ, где ему разъяснили, что раз истец был предупрежден о возможности проверки и был знаком с правилами компании, не допускающими ведения личной переписки, то увольнение следует признать законным.
Система учёта и контроля за рабочим временем сотрудников – лучшая инвестиция для любого бизнеса, вне зависимости от масштаба и численности штата. Вы можете оценить современный, удобный и выгодный со всех точек зрения функционал Monitask бесплатно, чтобы понять, насколько сервис упрощает бизнес-процессы не только для HR-специалистов и Project-менеджеров, но и для компании в целом.

58